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Les fonctions de l’EDI que vous devez absolument savoir
Les fonctions de l’EDI que vous devez absolument savoir.
L’EDI s’est répandu à travers le monde avec des fonctionnalités toujours plus spécifiques afin d’aider les entrepreneurs dans leurs activités.
C’est notamment grâce à l’EDI que vous pouvez commander et recevoir vos articles sans sortir de chez vous.
Cet outil a révolutionné le quotidien de milliards de personnes et d'entreprises. Vous en faites partie ? Cet article est pour vous.
Quelles sont les entreprises qui ont le plus besoin de l’EDI ?
Pour faire simple, toutes les entreprises sont en mesure de pouvoir utiliser et intégrer l’EDI dans son fonctionnement ou son système de gestion à partir du moment où les documents commerciaux (factures, bons de commande, mandats…) soient en mesure d'être interprétés et intégrés dans le système d’information de façon automatisée.
L’EDI a surtout vu son succès grandir grâce aux sociétés de logistique qui ont été les premières à adopter cet outil. En effet, l’utilisation de l’EDI a été indispensable dans leurs activités et a permis de multiplier de façon considérable leur chiffre d'affaires.
Une utilisation des documents EDI réussi
La première chose que vous devez savoir et non la moindre est que pour automatiser les documents, il faut que ces derniers répondent à un format standard convenu entre les deux entités (clients et fournisseurs).
Commencez d’abord par regrouper toutes les informations nécessaires pour compléter le document et ainsi créer le fichier EDI en respectant le guide d'intégration.
Puis traduisez les données afin que le format interne soit converti en format EDI
Enfin, transmettez le document à votre transporteur, sans oublier de déterminer le moyen de connexion afin de réaliser la transmission.
En suivant ces étapes, vous deviendrez un pro dans l'utilisation des documents EDI. Et vous verrez vos habitudes de travail changer positivement avec des résultats garantis.
Que gagnerez-vous en adoptant un système EDI
Comme nous l’avons vu précédemment, l'automatisation des opérations est un avantage, plus besoin d’imprimer ou de manipuler vos documents, on réduit les risques de pertes, et d'erreurs. Ce gain de temps vous permettra de mettre votre attention sur des enjeux tout aussi importants.
Cela vous permettra également de réduire vos coûts, en effet l’EDI permet de réduire de 35 % minimum les coûts de gestion des documents commerciaux, pouvant aller jusqu'à 90 % d'économie pour les factures électroniques par exemple.
Vous pourrez également optimiser vos équipes, l’EDI se chargera de la gestion de vos documents commerciaux, vous pouvez positionner votre équipe sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Enfin, vous améliorerez vos services puisque vos clients profiteront d’informations plus précises sur le calendrier de production et les livraisons.
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